Journal Officiel
Le Président de la Transition,
Chef de l'État ;
Vu la Charte de la Transition ;
Vu la loi n°3/91 du 26 mars 1991 portant Constitution de la République Gabonaise ;
Vu la directive n°01/11-UEAC-190-CM-22 du 19 décembre 2011 relative aux Lois de Finances ;
Vu la directive n°02/11-UEAC-190-CM-22 du 19 décembre 2011 relative au Règlement Général de la Comptabilité Publique ;
Vu la directive n°03/11-UEAC-195-CM-22 du 19 décembre 2011 relative au Plan Comptable de l'État ;
Vu la directive n°06/11-UEAC-190-CM-22 du 19 décembre 2011 relative au Code de transparence et de bonne gouvernance dans la gestion des Finances Publiques ;
Vu la directive n°01/20-UEAC-190-CM-35 du 08 septembre 2020 relative à la comptabilité des matières ;
Vu la loi organique n°11/94 du 16 septembre 1994 fixant l'organisation, la composition, les compétences, le fonctionnement et les règles de procédure de la Cour des Comptes ;
Vu la loi organique n°020/2014 du 21 mai 2015 relative aux Lois de Finances et à l'Exécution du Budget, ensemble les textes modificatifs subséquents ;
Vu la loi organique n°003/2022 du 27 avril 2022 fixant l'organisation, la composition, la compétence et le fonctionnement des juridictions de l'ordre financier ;
Vu la loi n°14/63 du 8 mai 1963 fixant la composition du domaine de l'État et les règles qui en détermine les modes de gestion et d'aliénation ;
Vu la loi n°15/63 du 8 mai 1963 fixant le régime de la propriété foncière ;
Vu la loi n°20/2005 du 3 janvier 2006 fixant les règles de création, d'organisation et de gestion des services de l'État, ensemble les textes modificatifs subséquents ;
Vu la loi n°021/2014 du 30 janvier 2015 relative à la transparence et à la bonne gouvernance dans la gestion des finances publiques ;
Vu le décret n°0653/PR/MBCPFPRE du 13 avril 2011 relatif au régime de responsabilité des ordonnateurs et des comptables publics ;
Vu le décret n°0405/PR/MBCPFPRE du 26 septembre 2012 fixant la nomenclature des pièces justificatives des recettes et des dépenses publiques ;
Vu le décret n°0327/PR/MBCPFP du 14 février 2013 portant attributions et organisation du Ministère du Budget, des Comptes Publics et de la Fonction Publique, ensemble les textes modificatifs subséquents ;
Vu le décret n°0535/PR/MBCP du 20 octobre 2015 portant Plan Comptable de l'État ;
Vu le décret n°094/MBCP du 28 février 2016 portant règlement général sur la comptabilité Publique ;
Vu le décret n°0236/PR/MBCP du 21 avril 2016 portant Nomenclature Budgétaire de l'État ;
Vu le décret n°00027/PR/MEPPDD du 17 janvier 2018 portant Code des marchés publics ;
Vu le décret n°0007/PT du 07 septembre 2023 portant nomination du Premier Ministre, Chef du Gouvernement de la Transition ;
Vu le décret n°0009/PT/PM du 08 septembre 2023 portant composition du Gouvernement de la Transition, rectifié par le décret n°00011/PT/PM du 11 septembre 2023 ;
Le Conseil d'État consulté ;
Le Conseil des Ministres entendu ;
D E C R E T E :
Article 1er : Le présent décret est relatif à la comptabilité des matières.
Chapitre Ier : Des dispositions générales
Section 1 : Des définitions
Article 2 : Au sens du présent décret on entend par :
-comptabilité des matières : comptabilité d'inventaire permanent ayant pour objet le recensement, l'enregistrement, la valorisation et la description des matières ;
-matières : ensemble des biens meubles durables ou de consommation courante et des biens immeubles constituant le patrimoine de l'État, sous réserve des dispositions du présent décret et des autres textes en vigueur.
Section 2 : Du champ d'application
Article 3 : Les dispositions du présent décret s'appliquent aux matières de l’Etat, des collectivités locales et des services publics personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique.
Elles s'appliquent également aux matériels et équipements militaires classés secret-défense. Toutefois, les données concernant ces matières ne peuvent être communiquées qu'aux personnes bénéficiant d'une habilitation particulière.
Article 4 : La comptabilité des matières décrit l'existant et les mouvements d'entrée et de sortie concernant les matières ci-après :
-les immobilisations incorporelles et corporelles ;
-les stocks de marchandises, matières premières, fournitures et autres approvisionnements, produits finis, enregistrés au bilan de l'État ;
-les biens non suivis au bilan de l'État inférieurs aux seuils fixés par arrêté du Ministre du Budget, notamment les petits matériels et mobiliers, fournitures et autres approvisionnements ;
-les biens ou objets déposés par un tiers ou saisis par l'État.
Article 5 : Ne relèvent pas de la comptabilité des matières :
-les deniers et valeurs assimilables aux disponibilités monétaires qui sont placés sous la compétence exclusive des comptables publics ;
-les immobilisations financières dont la gestion incombe au Ministre chargé de l'Économie ;
-les archives publiques.
Section 3 : Des principes et des finalités
Article 6 : La comptabilité des matières de l’Etat est fondée sur les principes suivants :
-la déconcentration de la comptabilité des matières, aux fins de la rapprocher du fait générateur, des ordonnateurs et de leurs services gestionnaires ;
-l’exhaustivité de l'enregistrement des opérations portant sur la gestion des matières, en vue de la connaissance du patrimoine public ;
-la nomenclature harmonisée des comptes entre la comptabilité des matières et la comptabilité générale, fondée sur le plan comptable détaillé de l’Etat ;
-la consolidation des comptes des matières de l’Etat au niveau de chaque service de l'Etat et au niveau national ;
-la tenue d'un système d'information intégré et partagé de la comptabilité des matières :
-au niveau de chaque service de l’Etat entre l'ordonnateur principal et les ordonnateurs délégués et secondaires, le comptable-matières central et les comptables-matières, les comptables publics et les contrôleurs budgétaires assignataires ;
-au niveau national, pour consolidation et consultation au profit de l'administration centrale chargée de la comptabilité des matières et de l'administration chargée de produire le compte général de l'Etat, et pour consultation par les administrations en charge des Impôts, de l'Urbanisme, des Travaux Topographiques et du Cadastre, la Cour des Comptes et les Chambres Provinciales des Comptes.
Article 7 : La comptabilité des matières est un outil essentiel de la gestion budgétaire et de la sincérité du patrimoine de l’Etat.
A ce titre, elle est :
-un outil de gestion des décideurs et du contrôle interne budgétaire permettant :
-d'optimiser la gestion budgétaire par la connaissance précise des biens dont ils disposent ;
-de maîtriser l'état du patrimoine mobilier et immobilier, et des stocks, en quantité et en valeur ;
-de garantir l'effectivité et la conformité des prestations ;
-d'éviter toute charge inutile ou, au contraire d'anticiper les besoins d'acquisition d'entretien ou de travaux ;
-une comptabilité auxiliaire de la comptabilité générale de l’Etat permettant de justifier les état financiers du compte général de l'Etat portant notamment sur les immobilisations et stocks figurant au bilan de l'Etat.
Chapitre II : Des acteurs et de l'organisation structurelle de la comptabilité des matières
Section 1 : Des acteurs de la comptabilité des matières
Sous-section 1 : Des ordonnateurs
Article 8 : Les ordonnateurs de la comptabilité des matières sont :
-le Ministre chargé du Patrimoine ;
-le Ministre chargé de l’Economie ;
-le Ministre chargé de l'Habitat et de l'Urbanisme ;
-les autres membres du Gouvernement concernés ;
-les Présidents des Institutions Constitutionnelles ;
-les responsables des autorités administratives indépendantes ;
-les représentants légaux des collectivités locales ;
-les responsables des services publics personnalisés de l'Etat et des collectivités locales.
Article 9 : Le Ministre chargé du Patrimoine est notamment chargé, dans le domaine de la comptabilité des matières :
-d'édicter la réglementation opérationnelle de la comptabilité des matières dans le respect des normes comptables de l'Etat ;
-de définir les outils opérationnels de la comptabilité des matières ;
-de s'assurer du respect de la règlementation et de veiller à la qualité des comptes-matières et restitutions de la comptabilité des matières ;
-de consolider les données de la comptabilité des matières pour alimenter et justifier les mouvements de l'année en comptabilité générale de l'Etat et les soldes des comptes d'immobilisations et de stocks au bilan de l'Etat ;
-de favoriser les échanges d'informations infra-annuels et annuels avec les ordonnateurs principaux et les ministres intervenant en matière domaniale, cadastrale et foncière.
Article 10 : Les Ministres chargés de l'Economie, de l'Habitat et de l'Urbanisme alimentent la comptabilité des matières à travers les données domaniales, cadastrales et foncières.
A ce titre, ils doivent avoir une connaissance précise des biens immobiliers enregistrés en comptabilité des matières.
Article 11 : Les autres membres du gouvernement, les Présidents des Institutions Constitutionnelles, les responsables des Autorités Administratives Indépendantes ainsi que les représentants légaux des collectivités locales et des services publics personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique sont les ordonnateurs principaux des matières.
Ils peuvent déléguer leur pouvoir dans ce domaine aux agents soumis à leur autorité hiérarchique directe.
Article 12 : Les ordonnateurs principaux sont responsables de la soutenabilité budgétaire, qui est fondée sur la connaissance précise des biens mis à leur disposition.
A ce titre, ils tiennent un inventaire de ces biens et rendent compte de leur gestion.
Article 13 : Les ordonnateurs sont habilités à donner des ordres sur les mouvements des matières. Ils sont responsables des mouvements des matières qu'ils ordonnent.
Article 14 : Les ordonnateurs sont responsables de la bonne gestion, de la garde, de l'entretien et de la conservation des biens mis à leur disposition.
Les fonctions d'ordonnateur sont incompatibles avec celles des comptables-matières.
Les conjoints, les ascendants, descendants et collatéraux directs des ordonnateurs ne peuvent être comptables-matières des organismes auprès desquels ces ordonnateurs exercent leurs fonctions.
Les incompatibilités telles que définies à l'alinéa précédent s'appliquent également aux magasiniers.
Sous-section 2 : Des comptables-matières
Article 15 : Les comptables-matières sont chargés, sous la responsabilité des ordonnateurs, d'exécuter les ordres relatifs aux entrées, mouvements internes et sorties des matières, conformément à la réglementation et de tenir la comptabilité des matières.
Article 16 : Les catégories des comptables-matières sont :
- le comptable-matières national ;
-le comptable-matières central ;
-les autres comptables-matières.
Article 17 : Le comptable-matières national est un comptable d'ordre.
A ce titre, il est notamment chargé :
-de consolider les opérations des comptables-matières centraux pour la justification du compte général de l'Etat ;
-de produire le compte-matières consolidé de l’Etat par catégorie d'immobilisations et de stocks figurant au bilan de l'Etat ;
-de s'assurer de la qualité des comptes par le contrôle des comptables-matières et par la mise en état d'examen des comptes des matières des ordonnateurs principaux, préparés par les comptables-matières centraux ;
-de coordonner et animer l'ensemble des activités des comptables-matières.
Article 18 : Le comptable-matières national est l'administration centrale en charge du Patrimoine de l'Etat.
Article 19 : Le comptable-matières central assure la gestion comptable des matières qui lui sont confiées. A ce titre, il est notamment chargé :
-d'assurer la consolidation des comptes du service public où il exerce ;
-d'établir le compte des matières du service public où il exerce pour le compte de l'ordonnateur principal ;
-d'animer, coordonner et contrôler les activités des comptables-matières qui lui sont rattachés et d'en centraliser les opérations ;
-d'alerter les ordonnateurs sur les défaillances et manquements de la comptabilité des comptables‑ matières et de proposer, le cas échéant, des mesures correctives.
Article 20 : Le comptable-matière central est placé au niveau de chaque département ministériel, institution constitutionnelle, autorité administrative indépendante et établissement public.
Article 21 : Les fonctions de comptable-matières centraux sont assurées par les directeurs centraux des affaires financières ou par les directeurs administratifs et financiers au niveau de chaque département ministériel, institution constitutionnelle et autorité administrative indépendante.
Article 22 : Les autres comptables-matières assurent la gestion comptable des matières qui leurs sont confiées.
Le chancelier exerce, au niveau des ambassades des pays dotés des postes comptables du Trésor, la mission de comptable-matières pour l'ensemble des représentations diplomatiques de l’Etat, y compris pour les matières mises à disposition de l'attaché militaire et des autres fonctionnaires, ne relevant pas du Ministère des Affaires étrangères.
Le directeur provincial du patrimoine de l’Etat est le comptable-matières de l'ensemble des services déconcentrés des ministères au niveau provincial.
Le Chef de service du patrimoine et de la comptabilité des matières au sein des Directions Centrales des Affaires Financières ou des Directions des Affaires Financières exercent les missions de comptable-matières, sous l'autorité hiérarchique du Directeur Central des Affaires Financières ou du Directeur Administratif et Financier.
Les personnels désignés par les responsables des collectivités locales et des services publics personnalisés soumis aux règles de la comptabilité publique sont les comptables-matières.
Un comptable-matières peut, en tant que de besoin être désigné et affecté par le Ministre chargé du Patrimoine, sur proposition d'un autre membre du Gouvernement ou d'un responsable d'un service public.
Les opérations des comptables-matières sont consolidées par les comptables-matières centraux dont ils dépendent.
Article 23 : Les comptables-matières cités à l'article 16 du présent décret sont nommés conformément aux dispositions des textes en vigueur.
Article 24 : Un arrêté du Ministre chargé du Patrimoine fixe chaque année la cartographie des acteurs de la comptabilité des matières de l'Etat.
Sous-section 3 : Des autres acteurs de la comptabilité des matières
Article 25 : Les autres acteurs qui interviennent dans la gestion des matières sont :
-le magasinier ;
-le détenteur des matières ;
-l'utilisateur final des matières.
Article 26 : Le magasinier est le gardien des biens meubles et des stocks de fournitures et approvisionnements entreposés dans les magasins dont la gestion lui est confiée.
Il suit les mouvements physiques et en valeur d'entrée et de sortie, à travers des fiches de stocks. Il tient le fichier des matières et conserve les pièces justificatives des mouvements d'entrée et de sortie.
La fonction de magasinier peut être exercée directement par le comptable-matière ou être confiée à un agent ayant les qualités requises. Dans ce cas, le magasinier est rattaché au comptable-matière à qui il rend compte.
Le magasinier est désigné par l'ordonnateur, après avis du comptable-matières de rattachement.
Article 27 : Le détenteur des matières assure la garde et la conservation des immobilisations corporelles, des petits matériels et mobiliers qui lui sont affectés.
Il justifie l'entrée ou la sortie des matières par la signature de la fiche-détenteur de matières, tenue par le comptable-matières, à l'exception des immeubles bâtis et non bâtis qui sont mis à disposition par l'ordonnateur principal.
Le détenteur des matières transmet au comptable-matières de la structure dont il relève, une situation des matières détenues, au moins une fois par an, dans le cadre de l'inventaire annuel.
Il est tenu d'informer, sans délai, le comptable-matières des vols, pertes, avaries, destructions et autres altérations des biens.
Article 28 : L'utilisateur final des matières et fournitures consommables est l'agent qui les utilise dans le cadre de l'exercice de son emploi ou de sa mission.
Chapitre III : De la responsabilité des acteurs de la comptabilité des matière
Article 29 : Les ordonnateurs, les comptables-matières et les autres acteurs de la comptabilité matières sont responsables de la bonne gestion, de la garde, de l'entretien et de la conservation des biens mis à leur disposition.
Article 30 : Sans préjudice de la responsabilité civile ou pénale, la responsabilité des acteurs de la comptabilité des matières est engagée pour tous les faits de gestion dont ils ne peuvent justifier la régularité, conformément aux dispositions de l'article 89 de la loi organique 20/2014 relative aux lois de finances et à l'exécution du budget.
Article 31 : La responsabilité des ordonnateurs, des comptables-matières et des magasiniers prend effet à compter de la date de prise de fonction.
La responsabilité de l'utilisateur final des matières est engagée dès réception du bien.
L'installation se traduit par l'arrêté de la comptabilité des matières, et par un inventaire détaillé des biens mis à leur disposition et placés sous leur responsabilité, produit par le système d'information de la comptabilité des matières.
L'arrêté de la comptabilité des matières et l'inventaire déraillé des biens font l'objet d'un rapprochement organisé par un sondage significatif avec les biens existants.
Article 32 : L'arrêté de la comptabilité des matières et l'inventaire détaillé des biens sont réalisées à chaque prise de fonction par les responsables administratifs ci-après :
pour un ordonnateur principal de l'Etat :
-le Secrétaire Général du Gouvernement ou son représentant ;
-l'ordonnateur principal entrant et l'ordonnateur principal sortant ou leurs représentants ;
-le comptable-matières central ;
-un représentant de l'Administration en charge du Patrimoine de l'Etat ;
pour un ordonnateur délégué ou secondaire de l'Etat :
-le représentant de l'Inspection du département ministériel, de l'institution constitutionnelle ou de l'autorité administrative indépendante ;
-l'ordonnateur délégué ou secondaire sortant ou son représentant et l'ordonnateur entrant ou son représentant ;
-le comptable-matières ;
-pour un comptable-matières de l'Etat :
-l'ordonnateur ou son représentant ;
-le comptable-matières sortant ou son représentant et le comptable-matières entrant ;
-un représentant de l'Inspection du département ministériel, de l'institution constitutionnelle ou de l'autorité administrative indépendante ;
-pour l'ordonnateur principal d'une collectivité locale :
-le représentant du Ministère de l'Intérieur ;
-l'ordonnateur principal entrant et l'ordonnateur principal sortant ou leurs représentants ;
-le comptable-matières central ;
pour l'ordonnateur principal d'un service public personnalisé :
-le représentant du ministère de tutelle ;
-l'ordonnateur principal entrant et l'ordonnateur principal sortant ou leurs représentants ;
-le comptable-matières central du service public personnalisé ;
pour le comptable-matières central des collectivités locales ou des services publics personnalisés :
-le représentant de l'Administration en charge du patrimoine de l'Etat ;
-l'ordonnateur principal ou son représentant ;
-le comptable-matières central sortant et le comptable-matières central entant ou leurs représentants ;
pour le magasinier :
-l'ordonnateur principal ou son représentant ;
-le comptable-matières central ou son représentant ;
-le magasinier entrant et le magasinier sortant ou leurs représentants ;
Article 33 : L'installation des ordonnateurs, des comptables-matières et des magasiniers intervient après réalisation d'un inventaire des matières et rédaction d'un procès-verbal dressé en plusieurs exemplaires et signé par l'ensemble des responsables administratifs cités à l'article 16 ci-dessus.
L'installation de l'ordonnateur principal se traduit en outre par la production du compte des matières par l'ordonnateur principal sortant.
Article 34 : Les actes de désignation et les procès-verbaux d'installation des ordonnateurs et des comptables-matières sont transmis par les ordonnateurs principaux au Ministre chargé du Patrimoine, à la diligence des comptables-matières centraux, pour information au comptable-matières national, aux contrôleurs budgétaires et aux comptables publics assignataires.
Article 35 : Les ordonnateurs, les comptables-matières et les magasiniers disposent d'un délai de six mois à compter de leur installation pour formuler des réserves motivées à l'encontre de la gestion de leurs prédécesseurs.
L'ordonnateur principal adresse les réserves formulées au Ministre chargé du Patrimoine dans le cadre de la tenue de la comptabilité générale de l'Etat.
Article 36 : Sous peine de sanctions prévues par les dispositions des textes en vigueur, les fonctions d'ordonnateur, de comptable-matières et de magasinier sont interdites à toute personne non habilitée.
Chapitre IV : Des procédures de gestion administrative des matières
Section 1 : Des entrées des matières
Article 37 : Les entrées des matières dans le patrimoine de l'Etat se traduisent en comptabilité des matières et en comptabilité générale sur la base des droits constatés et du fait générateur que constitue la réception ou la mise à disposition des biens.
Elles ont lieu dans les cas ci-après :
-l'intégration des immobilisations et des stocks au titre du bilan d'ouverture, à travers le dossier d'ouverture, comportant les fiches individuelles d'inventaire ;
-l'acquisition, la construction ou les grosses réparations, par le procès-verbal de réception accompagné du bon de livraison et de la facture ou du décompte définitif pour les marchés de travaux ;
-la production de biens pour soi-même, justifiée par l'état de comptabilité analytique ;
-la réception de dons et legs, justifiée par la convention ou la décision d'octroi, acceptée par les autorités compétentes, accompagnée du procès-verbal de remise du don ou legs ;
-la réception des immobilisations transférées par une autre entité, sur la base de la copie de l'ordre de transfert ;
-la récupération de biens suite à une démolition, accompagnée du procès-verbal de démolition ou destruction, comportant la partie des biens conservés et reclassés ;
-la régularisation des excédents de matières, suite à un inventaire physique, à l'appui d'un procès-verbal signé par l'ordonnateur et le comptable-matières.
Les biens ou objets déposés par un tiers ou saisis par l’Etat dans le cadre de la réglementation sont constatés en comptabilité des matières dès leur dépôt, qui se traduit par une fiche de suivi des biens en attente et en transit. Ils ne sont pas enregistrés en comptabilité générale.
Article 38 : La valeur d'entrée des matières dans le patrimoine de l’Etat est faite au coût historique ou à la valeur d'origine correspondant :
-au coût réel d'acquisition ou de construction, pour les matières concernées ;
-à la valeur d'apport, pour les matières reçues en dotation ;
-à la valeur vénale ou valeur actuelle, pour les matières acquises à titre gratuit ;
-au coût de production, pour les immobilisations créées par l'administration publique pour elle-même.
Toutefois, les biens spécifiques qui ne peuvent être cédés et n'ont pas d'équivalents sur le marché sont enregistrés au franc symbolique.
Le Ministre chargé du Patrimoine fixe par arrêté la liste des biens spécifiques, en liaison avec les autres membres du gouvernement concernés. Il arrête le dispositif organisationnel du bilan d'ouverture pour les immobilisations et stocks significatifs existants, dans le cadre des normes comptables de l'Etat.
Article 39 : Toute livraison des matières dont le montant de la dépense est supérieur ou égal au seuil arrêté par le Ministre chargé du Patrimoine, est réceptionnée par une commission, conformément aux dispositions du code des marchés publics.
La commission de réception comprend notamment :
-l'ordonnateur ou son représentant ;
-le comptable-matières ou son représentant ;
-un expert pour les matières spécifiques, selon le cas.
Article 40 : Les livraisons des matières au sein des représentations de l'Etat à l'étranger sont réceptionnées par le comptable-matières.
Article 41 : Un arrêté du Ministre chargé du Patrimoine réglemente les autres conditions de réception de matières de l'Etat.
Article 42 : Les extensions, réhabilitations et grosses réparations des biens immeubles constituent des dépenses : d'investissement. Elles suivent et valorisent les biens enregistrés dans le patrimoine de l'Etat.
Les dépenses courantes d'entretien et de maintenance constituent des charges de l'exercice.
Article 43 : Tout mouvement d'entrée de matières est effectué en exécution d'un ordre d'entrée préparé par le comptable-matières. L'ordre d'entrée est signé par l'ordonnateur et contresigné par le comptable-matières.
L'ordre d'entrée fait l'objet d'un enregistrement par le comptable-matières sur les fiches d'inventaire d'immobilisations ou de stocks.
Pour les biens déposés en magasin, l'ordre d'entrée est également signé par le magasinier et fait l'objet d'un enregistrement sur ses fiches de stocks.
Le comptable-matières tient compte des règles d'imputation découlant de la nomenclature et des normes comptables de l'Etat.
Article 44 : Les immobilisations incorporelles et corporelles de l'Etat font l'objet de codification.
Les biens meubles sont en outre, estampillés afin de garantir leur identification et leur sécurisation.
Article 45 : La codification consiste à identifier chaque immobilisation sur la base d'un numéro appelé code, qui permet de distinguer les biens par nature et le service destinataire.
Le code permet d'assurer le suivi du bien au sein de la structure chargée de la gestion de la matière.
Article 46 : Le code des immobilisations regroupe les données ci-après :
-la nature du bien : le compte du plan comptable de l'Etat ;
-le numéro d'immatriculation, comportant l'année d'acquisition et le numéro d'ordre d'enregistrement à l'inventaire, la destination administrative : le code du ministère ou de l'institution, du programme et de l'unité administrative d'affectation.
Article 47 : L'estampillage consiste à inscrire ou à marquer physiquement un numéro d'enregistrement sur un matériel ou mobilier.
Le numéro affecté à chaque matériel ou mobilier est mentionné de façon lisible et indélébile sur une partie de la matière. Il peut se concrétiser par l'apposition d'un code barre.
Pour le matériel de transport, l'immatriculation correspond aux données de la plaque d'immatriculation et du numéro de châssis.
Article 48 : Les stocks significatifs enregistrés au bilan de l'Etat font l'objet de la même codification que celle des immobilisations.
La codification des autres stocks correspond au compte de la nomenclature déraillée de la comptabilité des matières.
Pour les besoins spécifiques tels que les vaccins, médicaments, les codifications précitées peuvent être complétées en comptabilité des matières par un code fixé par le département ministériel concerné, favorisant un suivi déraillé.
Article 49 : Les matières stockées dans les magasins concernent des biens acquis ou produits, en instance d'affectation, de consommation ou de vente.
Ils sont constitués :
-des mobiliers et matériels, suivis au bilan, mais momentanément non affectés ;
-des marchandises, matières premières, fournitures et approvisionnements, produits finis qui compte tenu de leur enjeu financier, sont enregistrés au bilan dans les comptes de stocks ;
-des fournitures et approvisionnements, petits outillages, mobiliers et matériels qui compte tenu de leur faible montant ne sont pas enregistrés au bilan. Ils sont considérés comme des matières consommables, consommées dès leur sortie des magasins.
Le local prévu pour recevoir les matières doit respecter les normes devant garantir l'intégrité et la sécurité.
Section 2 : Des mouvements internes des matières
Article 50 : Les opérations de mouvements internes sont effectuées au sein d'une même administration. Elles ne concernent que les biens meubles durables et les matières non consomptibles.
Les opérations de mouvements internes portent sur l'affectation des matières et sur la mutation des matières.
Elles n'impactent ni la comptabilité des matières, ni la comptabilité générale. Les biens faisant l'objet de mouvements internes restent dans l'inventaire de l'administration concernée, mais les mouvements internes les concernant sont tracés, conformément aux dispositions de l'article 51 ci-dessous.
Article 51 : L'affectation des matières consiste en un mouvement des matières allant du comptable-matières ou du magasinier, pour les matières en magasin, vers un détenteur des matières relevant du même ordonnateur délégué ou secondaire.
Toute affectation de matières donne lieu à l'établissement :
-d'un ordre d'affectation des matières, signé par l'ordonnateur, contresigné par le comptable-matières et le magasinier, si les biens sont détenus en magasin ;
-d'une fiche de détenteur, signée par le comptable-matières et le détenteur, pour justifier sa remise effective du bien.
Lorsque les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable-matières et le détenteur remettant.
Article 52 : La mutation de matières s'effectue entre deux ordonnateurs délégués ou secondaires d'une même administration.
L'opération de mutation donne lieu à l'établissement d'un ordre de mutation des matières signé par l'ordonnateur, et contresigné par le comptable-matières.
La fiche de détenteur est signée par les comptables-matières des deux ordonnateurs, le détenteur remettant et le nouveau détenteur.
L'ordre de mutation et la fiche de détenteur valent ordre de sortie définitive du bien pour l'ordonnateur remettant et la fiche de détenteur conduit l'ordonnateur destinataire à émettre un ordre d'entrée.
Lorsque les biens sont restitués au comptable-matières, la fiche de détenteur est signée par le comptable-matières et le détenteur remettant.
Section 3 : Des sorties des matières
Article 53 : Les sorties temporaires des matières concernent les biens meubles.
Elles sont générées par :
-les besoins temporaires d'un service ;
-les réparations des biens ;
-les locations et prêts des biens ;
-les autres sorties temporaires.
Les opérations de sortie temporaire des matières donnent lieu à l'établissement d'un ordre de sortie temporaire signé par l'ordonnateur, contresigné par le comptable-matières, le magasinier, pour les biens en magasin, et par le destinataire provisoire du bien. La pièce justificative des locations et prêts des matières est la convention signée avec le bénéficiaire.
Les restitutions des matières font l'objet d'un ordre de sortie temporaire signé par la partie remettante et le comptable-matières. L'ordre de sortie temporaire précise l'état du bien retourné.
L'ordre de sortie temporaire et la restitution font l'objet d'une information sur la fiche d'inventaire du bien meuble.
Les sorties temporaires n'impactent ni la comptabilité des matières, ni la comptabilité générale.
Article 54 : Les sorties définitives des matières sont notamment :
-les sorties définitives des immobilisations et des biens durables non enregistrés au bilan, générées par :
-les cessions des biens : vente ou cession gratuite, transfert entre administrations publiques, remise des biens en concession et placés sous le contrôle des concessionnaires ;
-l'absence du bien, dûment constatée : perte, vol ou disparition ;
-la destruction ou la démolition avec ou sans récupération de pièces ;
-les sorties définitives des stocks générées par :
-la consommation des stocks de matières considérées comme consommées dès leur sortie définitive du magasin et autre lieu de stockage, leur perte ou dès leur date de péremption ;
-la vente de stocks de produits finis ou leur intégration en immobilisation, pour ceux faisant l'objet d'une utilisation en interne ou de location ;
Les sorties des immobilisations et des stocks figurant au bilan sont enregistrées en comptabilité générale de l'Etat et en comptabilité des matières.
Les biens ou objets déposés par un tiers ou saisis par l'Etat dans le cadre de la réglementation se traduisent en sortie définitive en comptabilité des matières lors de leur restitution.
Article 55 : Les opérations de sortie définitive des matières se matérialisent par l'établissement d'un ordre de sortie définitive des matières, signé par l'ordonnateur, contresigné par le comptable-matières, et, le cas échéant, par le magasinier pour les biens en magasin.
L'ordre de sortie fait l'objet d'un enregistrement en comptabilité des matières, à travers la fiche d'inventaire d'immobilisations ou de stocks.
Pour la consommation des matières, l'ordre de sortie est signé pour justification par le bénéficiaire En dehors de la consommation des matières, la sortie définitive est justifiée par :
-le procès-verbal de péremption ;
-le procès-verbal de remise des biens durables à une autre administration publique ou à un concessionnaire, accompagné de la convention ou de l'acte de cession ou de concession ;
-le procès-verbal de vente ou de cession à titre gratuit, accompagné de la convention ou de l'acte de cession ;
-le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
-le procès-verbal de destruction ou de démolition.
Article 56 : Les matières interchangeables sont évaluées à leur sortie du magasin ou à l'inventaire, soit en considérant que la première entrée est la première sortie, soit au coût unitaire moyen pondéré.
Article 57 : La proposition de réforme des matières intervient lorsque les matières ne sont plus susceptibles d'être d'emploi ou de réemploi, ou que leur degré d'altération ou d'usure le justifie.
Le comptable-matières dresse un état des matières susceptibles d'être réformées, lequel est transmis par l'ordonnateur principal au Ministre chargé de l'Economie et au Ministère chargé du Patrimoine.
La réforme est constatée par un procès-verbal qui indique la destination des biens reformés : vente, destruction, démolition avec ou sans récupération des pièces.
Article 58 : Un arrêté du Ministre chargé du Patrimoine fixe les autres modalités de réforme des matières.
Chapitre V : Des procédures de gestion comptable des matières
Section 1 : Des généralités
Article 59 : La comptabilité des matières comprend tous les faits accomplis durant l'exercice qui s'étend du 1er janvier au 31 décembre.
Article 60 : Les opérations sont retracées sur des supports comptables permettant d'enregistrer de façon chronologique tous les mouvements de la comptabilité des matières.
La tenue de ces supports est organisée de façon à permettre :
-l'enregistrement de l'ensemble des opérations de la comptabilité des matières ;
-la clarté et la disponibilité des opérations ;
-la production de la balance des comptes de la comptabilité des matières ;
-la maîtrise de la situation actuelle des matières ;
-le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement ;
-le contrôle interne comptable à travers la cohérence entre les données de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale.
Article 61 : Les comptable-matières sont tenus d'enregistrer dans le système d'information les faits de gestion, dès leur réalisation et de façon chronologique.
L'enregistrement sur les fiches d'inventaire d'immobilisations et de stocks impacte automatiquement les registres de la comptabilité des matières, à savoir :
-le livre-journal ;
-le grand livre des comptes des matières ;
-les registres auxiliaires destinés, le cas échéant, à présenter des développements propres à chaque nature d'opération.
Le comptable-matières central produit à l'ordonnateur principal la balance des comptes-matières, issue du grand livre des comptes matières :
-obligatoirement, dans le cadre de la reddition trimestrielle et annuelle des comptes-matières ;
-à tout moment, à la demande de l'ordonnateur.
Section 2 : Des supports et des documents comptables
Article 62 : Les supports d'inventaire des matières sont composés des éléments suivants :
-la fiche individuelle d'inventaire des immobilisations, des stocks, des matières en magasin non enregistrées au bilan ;
-la fiche de détenteur des matières ;
-le procès-verbal d'installation technique de l'ordonnateur ;
-le procès-verbal d'installation technique du comptable-matières ;
-le dossier d'inventaire annuel, composé des éléments énumérés à l'article 61 du présent décret.
Article 63 : Les supports des mouvements de matières sont composés :
-des ordres d'entrée et de sortie définitive des matières ;
-des ordres de sortie temporaire des matières ;
-des ordres d'affectation et de mutation des matières.
Article 64 : Les supports des mouvements de matières sont accompagnés des pièces justificatives de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale ci-après :
-le procès-verbal de réception, accompagné du bordereau de livraison et de la facture, ou du décompte des travaux ou des prestations ;
-le procès-verbal de réception des dons et legs ;
-le certificat administratif de production du bien pour soi-même, fondé sur la comptabilité analytique ;
-le procès-verbal de remise des matières à une autre administration publique ou à un concessionnaire ;
-le procès-verbal de péremption ;
-le procès-verbal de perte, disparition ou régularisation des manquants ;
-le certificat administratif de régularisation d'excédent ;
-le procès-verbal de réforme ;
-le procès-verbal de destruction ou de démolition, avec ou sans récupération des pièces.
Section 3 : Des opérations d’inventaires
Article 65 : Le comptable-matières est tenu de procéder périodiquement à un inventaire tournant des matières, afin de vérifier la concordance entre l'existant physique des matières et les données de la comptabilité des matières.
L'inventaire tournant consiste en un comptage physique d'une partie des matières, effectué de façon périodique et par rotation, de sorte que chaque catégorie de matières soit recensée au moins une fois au cours de l'année.
Le comptable-matières est également tenu de réaliser un inventaire permanent à travers des fiches individuelles d'inventaire des matières.
Le contenu des fiches individuelles d'inventaire doit être exhaustif afin de favoriser la gestion optimale et la prise de décision.
Il comporte notamment les informations ci-après :
-pour les immobilisations corporelles et incorporelles : le code, les dates et coûts d'entrée, le service bénéficiaire, les natures et valeurs de sortie et les données sur les dépréciations, notamment l'amortissement ou les provisions ;
-pour les biens stockés en magasin : le code, les dates d'entrée et de sortie, les quantités, les valeurs unitaires et globales d'entrée et de sortie, la nature de la sortie, les provisions pour dépréciations des stocks figurant au bilan.
Les immeubles bâtis loués par l'Etat font l'objet d'une fiche d'inventaire.
Un arrêté du Ministre chargé du Patrimoine fixe le contenu des fiches d'inventaire des immobilisations et des stocks.
Article 66 : L'inventaire annuel comporte deux volets : la reconnaissance physique des biens et leur évaluation annuelle.
Le comptable public assignataire, responsable de la qualité de l'information comptable, participe à l'inventaire annuel, au sein d'un comité mis en place par l'ordonnateur principal, associant le contrôleur budgétaire et le comptable-matières central.
A la fin de chaque exercice, l'ordonnateur est tenu d'organiser, avec le comptable-matières et le magasinier, un inventaire physique des biens afin de s'assurer de leur existence et d'apprécier leur état général.
Les travaux d'inventaire physique des matières se traduisent par :
-le contrôle physique des immobilisations incorporelles et corporelles et le comptage physique des matières stockées ;
-le rapprochement des résultats de l'inventaire physique avec les données de la comptabilité des
matières ;
-l'établissement d'un procès-verbal de contrôle physique des matières, partie du dossier d'inventaire, faisant ressortir la concordance entre l'inventaire physique et les soldes comptables, ou les écarts.
En cas d'écart entre le solde comptable et l'existant physique, le comptable-matières procède au réajustement comptable.
Article 67 : L'inventaire physique annuel est complété par l'évaluation des biens figurant au bilan.
L'évaluation des biens se traduit par la constatation des dépréciations et des reprises de provisions.
Le taux d'amortissement, pour les immobilisations amortissables est arrêté à l'entrée de l'immobilisation sur la base du tableau d'amortissement produit à l'ordonnateur par le comptable public de rattachement. Il est intégré dans la fiche d'inventaire de l'immobilisation en vue de la passation des écritures de fin d'exercice et de leur intégration automatique au bilan et de la documentation de l'état annexé.
Les dotations aux provisions pour dépréciation significative et les reprises de provisions pour les immobilisations et pour les stocks figurants au bilan sont arrêtées par une commission composée de l'ordonnateur principal ou de son représentant, du comptable-matières central, du contrôleur budgétaire concerné, du comptable public assignataire et d'un ingénieur ou spécialiste concerné par le bien à provisionner.
Les opérations d'inventaire sont enregistrées en comptabilité générale de l'Etat et sur les fiches d'inventaire d'immobilisations et de stocks.
Le dossier d'inventaire annuel intègre les données relatives aux immobilisations et aux stocks figurant au bilan. Il comprend notamment :
-l'état de contrôle physique des matières ;
-le livre-journal de l'inventaire annuel, composé de l'état des dotations aux amortissements de l'année et de l'état des dotations et des reprises de provisions pour dépréciation de l'année.
Section 4 : De la liaison entre la compatibilité matière et la comptabilité générale
Article 68 : Les entrées et sorties définitives des immobilisations et stocks figurant au bilan sont traduites en comptabilité générale selon le dispositif suivant :
-les entrées des biens sont enregistrées par l'ordonnateur dans le système d'information budgétaire et comptable, dès la liquidation. Elles font l'objet d'un ordre d'entrée en comptabilité générale comportant le numéro de prise en charge à l'inventaire, transmis par l'ordonnateur au comptable assignataire du Trésor, à l'appui des pièces justificatives ;
-les sorties définitives des biens font l'objet d'un ordre de sortie en comptabilité générale, joint aux documents ci-après produits par les ordonnateurs au comptable assignataire du Trésor :
-lors de la vente du bien : le titre de recettes, l'acte de vente, le procès-verbal de remise du bien et un exemplaire de la fiche individuelle d'inventaire du bien concerné ;
-pour les autres motifs de sortie définitive : les procès-verbaux prévus à l'article 48 du présent décret, accompagnés d'un exemplaire de la fiche individuelle d'inventaire du bien concerné.
Les sorties définitives se traduisent en comptabilité générale par un ajustement et un apurement des amortissements et par une reprise des provisions.
Article 69 : Des rapprochements contradictoires trimestriels et annuels sont effectués, pour les immobilisations et les stocks figurant au bilan, entre les données de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité générale, issues du système d'information.
Ils s'inscrivent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable et ne font pas obstacle à l'organisation de contrôles spécifiques, en fonction des risques identifiés durant la gestion.
Les données de la balance de la comptabilité des matières et celles de la comptabilité générale sont rapprochées au sein de chaque administration.
En cas de désaccord et après pointage avec les fiches d'inventaire du bien, les écarts doivent être immédiatement régularisés dans la comptabilité en cause.
Les rapprochements comptables sont effectués mensuellement au niveau de chaque comptable-matières et comptable public assignataire, en vue de favoriser la régularisation immédiate des écarts. Ils font l'objet d'un état de rapprochement.
Le rapprochement trimestriel et annuel des données fait également l'objet d'un état de rapprochement, signé par le comptable-matières central et le comptable Public assignataire. Tout écart non régularisé est précisé dans l'état de rapprochement.
Article 70 : L'inventaire annuel relève de la compétence des ordonnateurs et des comptables-matières.
Les opérations d'inventaire impactent la qualité budgétaire, l'exactitude et la sincérité du patrimoine de l'Etat, ainsi que la comptabilité générale.
A ce titre, les ordonnateurs principaux transmettent aux contrôleurs budgétaires et aux comptables publics les données relatives à l'évaluation des immobilisations et des stocks figurant au bilan de l'Etat :
Dès réception, les contrôleurs budgétaires s'assurent de l'exactitude budgétaire et les comptables publics assignataires vérifient le respect des normes comptables et l'exactitude des données. Ils enregistrent les dotations aux amortissements, les dotations ou reprises de provisions pour dépréciation en comptabilité générale, ainsi que les charges constatées d'avance.
Section 5 : De la reddition des comptes des matières
Article 71 : La reddition trimestrielle des comptes-matières se traduit par la production de la balance trimestrielle des comptes-matières en annexe du rapport trimestriel d'exécution budgétaire, par les ordonnateurs principaux.
Les ordonnateurs principaux transmettent au comptable-matières national dans les 15 jours suivant la fin du trimestre, la balance trimestrielle des comptes-matières et l'état précité de rapprochement comptable.
Le comptable-matières national et l'agent comptable central du Trésor rapprochent chaque trimestre les données de la balance nationale des matières et de la balance générale des comptes, pour les immobilisations et les stocks enregistrés au bilan. Les écarts éventuels doivent correspondre aux écarts constatés entre les comptables-matières centraux et les comptables publics assignataires, objet des états de rapprochement comptable.
Article 72 : A la clôture de l'exercice, deux catégories de comptes matières sont produits :
-le compte-matières des ordonnateurs principaux ;
-le compte-matières consolidé des matières au niveau national.
Le compte des matières des ordonnateurs principaux et le compte consolidé au niveau national portent sur les immobilisations et les stocks enregistrés au bilan.
Les matières non enregistrées au bilan ne font pas partie du compte des matières.
Toutefois, les pièces justificatives sont conservées par les comptable-matières dans le dossier individuel de chaque matière. Elles peuvent faire l'objet d'un contrôle par le comptable-matières central, le comptable-matières national et par tout corps de contrôle.
Article 73 : Les comptes-matières des ordonnateurs principaux sont préparés par les comptables-matières centraux.
Ils sont conservés par les ordonnateurs principaux pour être présentés à la Cour des Comptes ou aux Chambres Provinciales des Comptes, à leur demande, lors du contrôle de gestion ou de la certification des comptes.
Les comptes-matières des ordonnateurs principaux sont constitués :
-d'un exemplaire du dossier d'installation de l'ordonnateur principal ;
-des documents de nature comptable, consolidant les données de l'administration concernée ;
-du grand livre des matières et des fiches d'inventaire d'immobilisations et de stocks, sous format dématérialisé ;
-de la balance des comptes des matières, signée par l'ordonnateur principal et le comptable-matières central ;
-de l'état de rapprochement comptable signé par le comptable-matières central et le comptable public assignataire, annoté des éventuels écarts ;
-des dossiers des immobilisations et des stocks significatifs, comportant les pièces justificatives des mouvements et des dépréciations ;
-du dossier d'inventaire, selon le contenu fixé à l'article 61 du présent décret.
Le compte des matières est mis en forme par le comptable-matières central qui centralise et vérifie chaque trimestre les pièces justificatives des mouvements des matières enregistrées au bilan transmises par les comptables-matières.
Article 74 : Le compte consolidé des matières est élaboré par le comptable-matières national. Il comprend :
-la balance consolidée des comptes-matières, signée par le comptable-matières national ;
-le grand livre consolidé des comptes-matières et les fiches d'inventaire des immobilisations et des stocks, sous format dématérialisé ;
-les états de rapprochement comptable signés par les comptables-matières centraux et les comptables principaux de l'Etat.
La balance consolidée ainsi que les états de rapprochement comptable signés par les comptables‑matières centraux et les comptables du Trésor assignataires sont transmis au comptable du Trésor chargé de la production du compte général de l’Etat.
Le compte consolidé des matières est conservé par le comptable-matières national et transmis à l'ordonnateur principal pour être présenté à la Cour des Comptes ou aux Chambres Provinciales des Comptes, à leur demande, lors du contrôle de gestion ou de la certification des comptes.
Les données des dossiers d'inventaire permettent d'enrichir l'état annexé, partie intégrante du compte général de l'Etat.
Chapitre VI : Du contrôle de gestion et de la comptabilité des matières
Article 75 : Sans préjudice des pouvoirs du Parlement, les opérations des comptables-matières sont soumises au contrôle administratif et juridictionnel.
Article 76 : Le contrôle administratif s'exerce, soit sous la forme de contrôle hiérarchique au sein de chaque administration, soit sous la forme de contrôle organique par l'intermédiaire des corps et organes de contrôle spécialisés.
Article 77 : Les ordonnateurs et les comptables-matières sont responsables de la mise en œuvre du contrôle interne et de la qualité de la comptabilité des matières. Ils mettent en œuvre les procédures à respecter par les divers acteurs qui interviennent dans ce domaine au sein de leur structure, et en contrôlent le respect.
Article 78 : Le Ministre chargé du Patrimoine assure le contrôle organique de la comptabilité des matières.
Le comptable-matières national, assure le contrôle méthodologique et le contrôle de la gestion des matières, sur pièces et sur place si nécessaire.
Ce contrôle porte sur la bonne tenue de la comptabilité des matières, sur le respect de la réglementation par les comptables-matières et les magasiniers, tant lors de l'exploitation des données informatisées ou de la remontée de documents, que lors des contrôles sur place.
Le comptable-matières national met en état d'examen les comptes des matières établis par les comptables-matières centraux pour le compte des ordonnateurs principaux, selon les dispositions fixées par arrêté du Ministre chargé du Patrimoine. Il assure la qualité de la comptabilité des matières de l’Etat, en liaison avec l'Administration en charge de la production du compte général de l’Etat.
Article 79 : Le contrôle organique de la comptabilité des matières relève de l'Autorité Nationale de Vérification et d’Audit, et ses services d’inspection des administrations.
Article 80 : La Cour des Comptes et les Chambres Provinciales des Comptes examinent la comptabilité des matières dans le cadre de leur pouvoir de contrôle de l'exécution budgétaire et de la certification du compte général de l'Etat.
Article 81 : Les acteurs impliqués dans la gestion de la comptabilité des matières sont tenus de fournir tous renseignements et toutes justifications qui leur sont demandés par les différents organes de contrôles administratif et juridictionnel.
Chapitre VII : Des dispositions diverses et finales
Article 82 : Des textes réglementaires déterminent, en tant que de besoin, les dispositions de toute nature, nécessaires à l'application du présent décret.
Article 83 : Le présent décret, qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, notamment le décret n°01379/PR/NIBCPFPRE du 22 novembre 2011 relatif à la comptabilité spéciale des matières de l'Etat, sera enregistré, publié au Journal Officiel et communiqué partout où besoin sera.
Fait à Libreville, le 02 novembre 2023
Par le Président de la Transition,
Chef de l'Etat
Général de Brigade
Brice Clotaire OLIGUI NGUEMA
Le Premier Ministre, Chef du Gouvernement
de la Transition
Raymond NDONG SIMA
Le Ministre de l’Habitat, de l’Urbanisme et du Cadastre
Ludovic MEGNE NDONG
Le Ministre des Comptes Publics
Charles M’BA
Le Ministre de l’Economie et des Participations
Mays MOUISSI